Wanneer opdrachtgevers bij ons een evenement organiseren, hebben ze vaak een specifiek plaatje in hun hoofd van de look & feel van het event. Zo’n idee wordt natuurlijk voorafgaand aan het evenement verder uitgewerkt tot een plattegrond. Aan de afdeling staging is het vervolgens de taak om deze plattegrond om te zetten in de daadwerkelijke inrichting van de ruimtes. Simon is floormanager staging en houdt zich met zijn op- en afbouwteam iedere dag bezig met het inrichten van de ruimtes. Zo zorgen ze ervoor dat alles er tiptop uitziet zodra de opdrachtgevers en gasten bij ons binnenstappen.
Wat doet de afdeling op- & afbouw zoal?
“Simpel gezegd bouwen wij de evenementen op bij het NBC, maar hier komt natuurlijk flink wat bij kijken. De hallen en andere ruimtes moeten er precies zo uit komen te zien zoals de opdrachtgever voor ogen heeft, met het juiste aantal stoelen, voldoende fooduitgiftepunten en de juiste verhouding statafels en zitmogelijkheden. Er zijn natuurlijk talloze opstellingen mogelijk in onze ruimtes en aan ons de taak om precies de juiste opstelling klaar te zetten voor het evenement van de volgende dag.”
Wat is bij jouw werk het allerbelangrijkst?
“Het voortraject van een congres of event vindt in eerste instantie plaats bij de afdeling projectmanagement. Wij krijgen van hen het draaiboek en de plattegronden door en denken dan al mee over de meest passende inrichting. Op deze manier staan alle neuzen dezelfde kant op. Om een evenement soepel op te bouwen, is een goede voorbereiding het allerbelangrijkst. Hier focussen we ons met de op- en afbouwcrew dan ook volledig op. Onze werkzaamheden vinden voornamelijk ’s avonds plaats en ons doel is om al 1-0 voor te staan wanneer het vorige evenement is afgelopen. Daarmee bedoel ik dat we de belangrijkste dingen, zoals statafels en karren met stoelen, al hebben klaarstaan in een nabijgelegen ruimte. Hierdoor kunnen wij sneller werken. Het is dus belangrijk dat we goed vooruit denken en met alles rekening houden.”
Waar zit de kracht van jullie afdeling?
“Onze kracht zit ‘m met name in twee dingen: ervaring en flexibiliteit. We hebben een vast op- en afbouwteam van fulltime en parttime collega’s die allemaal precies weten hoe alles werkt en wat er van hen verwacht wordt. Soms komt het bij grotere evenementen of spannende opbouwmomenten wel eens voor dat we met vijftien of twintig personen de hele avond aan het bouwen zijn. Er staat dan altijd veel kennis en ervaring op de vloer, maar is er tegelijkertijd veel ruimte om van elkaar te leren.
Daarnaast is flexibiliteit voor ons heel belangrijk. We willen natuurlijk dat de opdrachtgever helemaal happy en verrast binnen komt lopen op de dag van het evenement. Ook wanneer de eventorganisator nog last minute wijzigingen heeft. Doordat wij alles in eigen beheer hebben en vrijwel niets hoeven in te huren, zijn we zeer flexibel in aantallen of opstellingen. Het komt zelfs wel eens voor dat er op de ochtend van het evenement nog grote wijzigingen nodig zijn. Dan zorgen wij er met alle afdelingen voor dat dit geregeld is voor dat de gasten binnenkomen.”
Wat is voor jou de perfecte werkdag?
“Een werkdag met uitdagingen. Klinkt cliché, maar ik word er namelijk blij van om samen met mijn team zaken op te lossen waarvan de opdrachtgever of gasten niet eens merken dat er überhaupt iets aan de hand is. We werken bijvoorbeeld veel met techniek en audiovisuele middelen. We hadden laatst een grote LED-vloer waarbij zich een storing voordeed en deze dus niet aanging. Dan moet er veel geregeld en gebeld worden; uiteindelijk kwam er een team uit Antwerpen om de vloer te maken. Gelukkig gebeurde dit op de vooravond van het evenement en merkte de opdrachtgever hier dus niets van. Het is daarom superbelangrijk om alles heel goed te controleren en na te lopen.”
Tot slot, wat is de belangrijkste wijze les die jij ooit hebt geleerd?
“De belangrijkste les die ik in mijn tijd bij het NBC heb geleerd is van eventmanager Richard. Hij heeft mij geleerd om niet zomaar aannames te doen. Denk niet ‘hij zal dat vast al wel gedaan hebben’ maar check het zelf. Evenementen organiseren – en opbouwen – blijft mensenwerk en ook de beste mensen maken fouten. Dat is natuurlijk helemaal niet erg, maar door alles goed te checken voor het evenement begint, gaan we altijd voor het beste resultaat. En zo houden we elkaar als collega’s ook scherp!”
Word jij de nieuwe collega van Simon?
Voor onze beide evenementenlocaties zijn we op zoek naar enthousiaste collega’s die van aanpakken weten. We hebben verschillende vacatures openstaan. Lijkt een andere afdeling dan staging je ook leuk? Bekijk dan vooral alle openstaande vacatures!
